如何管好项目预算和成本控制

       无论是在国内还是国外,项目管理的学科、技术和应用的普及与发展已经进入了一个飞速发展的时代,信息技术的发展又将IT项目管理推向了全新的应用高度。但随着IT项目服务范围、用户数的增加,导致企业IT项目管理成本快速增长,企业信息化成本居高不下,项目超出预算的情况时有发生。IT项目的成本管理可能是项目管理进程中最为复杂、繁琐的事。但是,为了让企业的IT投入物有所值,为了确保项目的成功,有效的成本管理是十分必要的。

一、IT项目成本管理主要过程

IT项目成本管理包括确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程。“批准的预算”和“项目”是项目成本管理的两个关键词语。项目经理必须明确项目范围、交付时间和成本估算,努力减少和控制成本满足项目需求。项目的成本管理主要过程如下图所示:

维普时代

二、资源计划

资源计划是要确定完成项目需要什么资源、资源的数量以及什么时候使用这些资源。资源计划是成本估计、成本预算和成本控制的前提,组织和项目的特征将影响资源计划;制定资源计划真正实用的工具是专家判断和替代方案。

1、专家判断 

拥有类似项目经验和专长的人员在完成项目资源计划时是非常重要的,他们和项目的执行组织一起有助于决定什么资源是必须的。

2、可替代方案

 详细的集体讨论和评估与资源有关的替代方案是非常重要的,不同的替代方案可做出不同的成本估算(由于多数项目都涉及到很多人力资源,不同公司的人力成本差别很大)。

三、IT项目成本管理的内容

一般而言,IT项目的成本管理通常由以下三个主要步骤构成:

维普时代

1、识别项目成本动因

成本动因是揭示成本费用开销的业务驱动因素,依据成本动因来进行成本分类,可以帮助我们较快地透过财务数据发现业务环节中隐含的问题。尽管成本动因随项目所处的业务环境、项目类型不同而变化,但一般说来,IT项目成本可以分为以下四类:

1)人力资源成本:与项目人员相关的成本开销,包括:项目成员工薪和红利、外包合同人员和临时雇员薪金、加班工资等。

2)资产类成本:资产购置成本,指产生或形成项目交付物所用到的有形资产,包括:计算机硬件、软件、外部设备、网络设施、电信设备、安装工具等。

3)管理费用:用于项目环境维护,确保项目完工所支出的成本,包括:办公室供应、房屋(租金,设备)、支持服务等。

4)项目特别费用:在项目实施以及完工过程中的成本支出,包括:差旅费、餐费、会议费、印刷及复印等费用。

2、项目成本估算和预算

1)成本估算影响因素

项目预算将项目的预期投入成本予以量化,这一预算必须建立在对项目可能发生的成本和费用合理、实际的估算基础上。项目成本估算既要富于科学理性,也要借助逻辑判断和经验常识的积累。

事实上,已有类似项目的成本数据对现有项目的参考价值最大。在项目成本估算时,我们还应考虑下列一些重要因素:项目中涉及的特定成本因素依赖于项目的需求;过去类似项目的成本支出情况;项目参与者的意见和反馈。

2)成本估算方法

成本估算时,应尽可能多搜集相关信息、经验和意见,下列估算方法和计算公式可以在进行成本估算时参考:

22.png

再精确的项目成本估算也只是估算,依据这些估算而制定的项目预算不可能一成不变。项目会经常有所调整,项目外部环境的变化也会影响项目成本费用的支出。为了应付这种不确定性,项目经理在准备项目预算时通常会考虑“机动因素”,这一“机动因素”通常以项目预计成本的5%-10%来计提,以应对不可预料情况的发生。

3)成本预算

成本预算定义:成本预算是将项目成本估算分配给单个工作任务,制定一个成本基准计划以衡量项目绩效。

维普时代

成本预算中应该包括项目中所有期望完成的工作的成本。还会有一些未被识别的其他活动也需要加入到这个预算中。预算中还应该包括一部分储备金,以应对计划外的、不可预见的、可能发生的风险。因为尽管我们花了很大的力气制定计划,但仍有意外发生,最好保留一部分机动资金,宁可不用也不要在需要的时候没有。 

成本预算是将成本估算分配给单项工作任务,因此,制定项目进度和成本估算过程必须在成本预算过程之前完成。成本预算过程向各个项目活动分配成本估算,用来在以后的过程中衡量项目的变更情况,因此成本预算是衡量成本的基线。 

4)不可预计费用

根据企业内部实施的不同项目情况,不可预计费用可以预算也可以不用预算。有这样一种观点:不可预计对项目来说不是件好事,它会使项目成本支出难以控制。考虑到对不可预计费用进行预算有利也有弊,比较稳妥的做法是:项目组可以编列不可预料费用预算,但它不在正式审批的预算范围内,只有在允许的特定情形下,项目组方可使用。

综上所述,我们看到IT项目的成本管理绝不仅仅是处理一堆数据,它贯穿于项目的始终,目的在于帮助项目经理更好地发现项目存在的问题,经验告诉我们,有效地成本管理往往意味着项目成功了一半。

四、信息部项目成本管理存在问题和建议

1、信息部项目成本管理存在问题

(1)成本意识要加强 

为了提高产品可靠性,我们在产品选择时总愿意选择知名度、销量、品质最好的产品,因为产品已选定导致成本无法再降;有的认为成本管理是项目领导和计划财务的事;在项目负责人实施项目时只要不超年度预算即可,对成本管理口头讲的多,实际落实少,节约意识不够强。

(2)成本控制考核和个人考核联系不够紧密 

目前单位还没有建立一套科学的定量成本控制考核体系,只做了简单的技术降成本考核,对个人KPI考核也没有真正和成本控制考核结合来,考核兑现还考虑了其它很多因素。 

(3)成本估算和成本控制由不同人完成 

在信息系统总部,成本估算一般都有部门领导依照历史经验用类比估算法对项目做成本估算,在项目实际执行时由项目负责人按实际情况做成本预算和成本控制,信息来源不同,加上个人理解不一样,导致每年项目实际执行情况和预算相比差异很大。 

(4)成本控制流程不够灵活 

信息项目在实际执行时项目成本控制流程不够灵活,项目预算拆分,项目之间预算调整流程长,需要审批领导多,导致某些项目负责人本来可以削减的投资因为闲麻烦就直接发单导致预算浪费。

2、项目成本管理建议  

Visual Project是一款领先的企业级项目管理软件,以项目为中心建立组织级项目管理机制,通过成熟的组织级项目管理方法,充分发挥项目团队的灵活性、主动性,使项目管理和软件生产活动标准化、流程化,使软件项目预算和成本控制得到有效管理。

1)构建一体化项目管控体系

充分整合、利用企业资源,包括管理制度、组织资源、预算资金、人力资源、物理及环境资源等,优化资源配置,加强资源协同,提升资源综合利用效率,通过组织保障,促进项目有序推动。

组织级项目管理.png

2360度信息掌控

管理驾驶舱、分析报表、项目情况一目了然,快速掌握全局信息,及时做出评价和正确决策。

360度信息掌控.png

3)更精细的预算,

l  管理项目完整的财务信息

ü  “人力、物料、机器设备、费用四种成本类别”

ü  支持多级科目

ü  支持多种财务周期(财年、财季、财月)

l  实现“年度预算-项目预算-项目进度-项目成本-人员报工-商务合同”的联动管理

预算更精细.png