浅谈大型IT项目问题和风险管控


一、项目风险管理过程

项目风险是一种不确定事件或状况,一旦发生,会对至少一个项目目标,如进度、成本、范围或质量目标产生积极或消极影响。但通常情况下,我们指的风险一般都是产生消极影响的风险。项目从构思那一刻起,就存在风险,在项目推进过程中,如果不积极进行风险管理,实际发生的风险就可能给项目造成严重影响,甚至导致项目失败。

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项目风险管理的目标是使潜在机会或回报最大化,使潜在风险最小化。风险管理涉及的主要过程包括:风险识别,风险量化,风险应对计划制定和风险监控,如下图所示。风险识别在项目的开始时就要进行,并在项目执行中不断进行。就是说,在项目的整个生命周期内,风险识别是一个连续的过程。

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二、项目风险管理的成功因素

项目的成功离不开项目组所有成员的拼搏努力,同时也离不开成功的项目管理,尤其是风险管理。从项目启动阶段,就需要制定风险计划,识别出风险级别最高的几个风险。同时,在项目执行过程中,高层管理人员也要注意对风险的监控,确保在风险变成问题时能有效应对,并指示PMO认真做好所有问题记录工作。

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三、项目中主要的风险

风险存在于任何项目中,并往往会给项目的推进和项目的成功带来负面影响。不过,项目参与人员也无须恐惧风险,只要掌握风险发生的因果关系,风险是完全可以管控的。因此,关注项目风险,掌握风险管理的知识与技能,从项目组织、职责、流程与制度上建立一套风险管理机制是确保项目成功的前提与保障。

1、技术、性能、质量风险

项目采用的技术与工具是项目风险的重要来源之一。一般说来,项目中采用新技术或技术创新无疑是提高项目绩效的重要手段,但这样也会带来一些问题,许多新的技术未经证实或并未被充分掌握,则会影响项目的成功。还有,当人们出于竞争的需要,就会提高项目产品性能、质量方面的要求,而不切实际的要求也是项目风险的来源。

2、沟通风险

大型IT项目在实施过程中,由于参与项目的外包厂商有多个,沟通渠道多,沟通成本大,而且容易出现理解不一致的情况。所以,项目有必要组成立了专门的PMO,负责制定相应的沟通计划,为每个厂商指定行内的接头人,对内部人员实行分级管理,组织定期例会解决项目过程中出现的问题,防范由于对需求理解不一致造成的项目延误,充分利用已有的邮件、会议、电话和短信等沟通工具,并推广使用某即时通讯工具以作为主要的工作沟通工具。

3、需求变更风险

大型IT 软件项目,需求变更是不可避免的,为了防止需求变更带来的风险,需要制定需求变更流程:即业务需求的变更必须由业务方的代表统一提出,变更必须有书面记录,开发人员仔细评估是否接受,最后由总管变更的领导(CCB)复审,总管领导具有一票否决权,从而精简了一些不合理的需求变更。

4、进度风险

项目进行核心系统升级,一定引起客户面数据结构和一些外部接口的变化,同时前端业务平台也要做调整,如开发新的权限系统、迁移主机老权限系统上的权限数据到微机、替换传输协议XML为JSON、改造微机调用主机框架等。主机平台和开放平台开发工作量巨大,需要留有足够的ST、UAT测试时间,项目开发时间有限,为了应对可能造成的进度延误,可以采用以下应对方法:一是制定详细的进度计划,明确每个人的任务,各项目组每周定期检视项目进度,如出现偏差及时纠正;二是与外包公司合作,引入外包人力,为项目临时增派人员;三是强制加班;四是并行化详细设计和编码同时加强代码评审,在加快进度的同时减少返工。

5、组织风险

组织风险中的一个重要的风险就是项目决策时所确定的项目范围、时间与费用之间的矛盾。项目范围、时间与费用是项目的三个要素,它们之间相互制约。不合理的匹配必然导致项目执行的困难,从而产生风险。项目资源不足或资源冲突方面的风险同样不容忽视,如人员到岗时间、人员知识与技能不足等。组织中的文化氛围同样会导致一些风险的产生,如团队合作和人员激励不当导致人员离职等。

6、项目外部风险

项目外部风险主要是指项目的政治、经济环境的变化,包括与项目相关的规章或标准的变化,组织中雇佣关系的变化,如公司并购、自然灾害等。这类风险对项目的影响和项目性质的关系较大。

四、项目风险应对、监控措施

风险应对策略主要考虑以下四个方面的因素:可规避性、可转移性、可缓解性、可接受性。风险的应对策略在某种程度上决定了采用什么样的项目开发方案。对于应“规避”或“转移”的风险在项目策略与计划时必须加以考虑。

在项目执行过程中,需要时刻监督风险的发展与变化情况,并确定随着某些风险的消失而带来的新的风险。风险监控包括三个层面的工作:

1、跟踪已识别风险的发展变化情况,包括在整个项目周期内,风险产生的条件和导致的后果变化,衡量风险减缓计划需求。

2、根据风险的变化情况及时调整风险应对计划,并对已发生的风险及其产生的遗留风险和新增风险及时识别、分析,并采取适当的应对措施。对于已发生过和已解决的风险也应及时从风险监控列表调整出去。

3、借助第三方项目管理工具,通过成熟的组织级项目管理方法、流程和最佳实践,充分发挥项目团队的灵活性、主动性,使项目管理软件生产活动标准化、流程,使软件项目向可预测、可管理和可自我约束的方向发展,从而提升项目执行效率和产品质量。

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风险管理是项目管理流程与规范中的重要组成部分,制定风险管理规则、明确风险管理岗位与职责是做好风险管理的基本保障。风险贯穿于项目的整个生命周期中,因而风险管理是个持续的过程,建立良好的风险管理机制以及基于风险的决策机制是项目成功的重要保证。同时,不断丰富风险数据库、更新风险识别检查列表、注重项目风险管理经验的积累和总结更是风险管理水平提高的重要动力源泉。